CONTROLES QUALITE : CE QU’IL FAUT SAVOIR AU-DELA DE LA CERTIFICATION QUALIOPI
Article rédigé LE 29 avril 2025
Nos organismes de formations étant soumis à des contrôles, nous devons garantir la pérennité de nos activités en sécurisant les financements. Obtenir la certification Qualiopi est une étape clé, certes, mais ce n’est pas suffisant : d’autres dispositifs de contrôles existent et viennent de :
- DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) qui contrôlent le respect des obligations légales : enregistrement de l’activité de formation, conformité des conventions, bilans pédagogiques et financiers (BPF)…
- France Compétences pour les organismes qui délivrent des certifications enregistrées au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique.
- URSSAF pour vérifier la régularité des contributions financières liées à la formation professionnelle (contribution à la formation professionnelle, taxe d’apprentissage…).
- Inspection du travail si l’organisme est employeur (contrats de travail, conditions de travail…).
- OPCO (Opérateurs de compétences) qui peuvent auditer les organismes de formations pour s’assurer de la qualité des prestations financées via les fonds mutualisés (notamment via le référentiel Qualiopi).
- Autorités fiscales (services des impôts) pour vérifier la sincérité de la comptabilité et notamment les aspects fiscaux liés à l’activité de formation.
- COFRAC (Comité français d’accréditation) indirectement en tant qu’accréditeur des organismes certificateurs Qualiopi.
La certification Qualiopi : un prérequis incontournable
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tous les organismes de formations souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Elle atteste de la conformité de votre organisme au référentiel national qualité, à travers un audit initial, un audit de surveillance (entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois), puis un audit de renouvellement (tous les trois ans).
Les contrôles des OPCO et financeurs
Depuis le décret du 28 décembre 2023, les OPCO (Opérateurs de Compétences) disposent d’un pouvoir renforcé pour réaliser des contrôles, sur place, lors des actions de formations financées. Ces contrôles ne se limitent pas à vérifier la possession de la certification Qualiopi : ils évaluent la conformité effective des prestations au référentiel qualité pendant la réalisation des formations.
Si une non-conformité est constatée, l’OPCO peut refuser la prise en charge de la formation et en informer l’organisme certificateur.
Une procédure contradictoire est prévue : le prestataire dispose d’au moins 7 jours pour présenter ses observations avant toute décision.
En cas de manquements graves ou répétés, la certification Qualiopi peut être suspendue ou retirée.
Des contrôles complémentaires pour le CPF
Les formations financées via le Compte Personnel de Formation (CPF) font l’objet de contrôles qualité renforcés, avec une grille d’évaluation spécifique de 17 critères, en plus de ceux de Qualiopi. L’objectif est de garantir la qualité et la fiabilité des actions de formation financées par des fonds publics, tout en renforçant la confiance des bénéficiaires et des financeurs.
Pourquoi se faire accompagner ?
Face à la multiplication et à la complexification des contrôles, il est fortement recommandé de se faire accompagner par des experts de la réglementation et de la qualité en formation professionnelle. Un accompagnement spécialisé permet :
- D’anticiper les exigences des différents audits et contrôles,
- D’identifier et corriger rapidement les éventuelles non-conformités,
- De structurer efficacement votre démarche qualité,
- De sécuriser vos financements et la pérennité de votre activité.
CONCLUSION
La conformité ne s’arrête pas à l’obtention de Qualiopi : la vigilance et la préparation sont essentielles pour répondre à l’ensemble des contrôles désormais en vigueur. Pour garantir votre sérénité et la continuité de vos financements, faites appel à un accompagnement expert, pour vous guider à chaque étape et vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier : la formation professionnelle.
5 conseils
Pour chaque action de formation, assurez-vous de pouvoir présenter :
- Feuilles d’émargements signées par tous pour chaque demi-journée
- Programme détaillé de la formation
- Supports pédagogiques utilisés
- Attestations de formation délivrées aux stagiaires
- Factures détaillées et certificats de réalisations
- Évaluations des acquis et questionnaires de satisfaction à chaud et à froid
Suivez et analyser vos indicateurs de performance, tels que :
- Taux de réussite et d’abandon
- Taux de satisfaction des bénéficiaires
- Taux d’insertion professionnelle après la formation
Formalisez vos processus internes :
Mettez à jour vos procédures et veillez à ce que chaque étape (de l’inscription à l’évaluation finale) soit formalisée et traçable.
Préparez-vous aux contrôles sur site et aux audits mystères :
Les OPCO peuvent envoyer des contrôleurs pour observer le déroulement de la formation, évaluer la qualité des locaux, du matériel et des méthodes pédagogiques, voire réaliser des audits incognito en se faisant passer pour des stagiaires. Soyez prêt à accueillir ces contrôles dans les meilleures conditions.
Réagissez rapidement en cas de non-conformité
Si une non-conformité est constatée, vous disposez d’un délai d’au moins 7 jours pour présenter vos observations. Préparez une réponse argumentée et, si nécessaire, mettez en place un plan d’action correctif.
CONCLUSION
Anticiper un contrôle OPCO, c’est avant tout adopter une démarche qualité rigoureuse, documenter chaque étape de vos formations et rester informé des évolutions réglementaires. Ces bonnes pratiques sont la clé pour pérenniser votre activité et inspirer confiance à vos financeurs et à vos bénéficiaires.
